Описать организацию документооборота по налогам. Примеры организации учета отдельных налогов и документооборота

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.
Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:
таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет.
Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.).
Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет.
Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Летом 2016 года в часть I НК РФ внесены изменения, уточняющие правила бумажного и электронного документооборота между ФНС и налогоплательщиками по спорным вопросам, а также введена серьезная ответственность за несоблюдение правил электронного документооборота - блокировка операций по всем счетам. С 01.01.2017 будет расширен список налогоплательщиков, обязанных отчитываться в ФНС по электронной форме, и список документов, принимаемых в инспекции только в электронной форме. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

02.06.2016: уточнен порядок документооборота между ФНС и организациями (ИП) по спорным вопросам

При представлении документов, запрошенных ФНС, в бумажном виде с 02.06.2016 вы обязаны предварительно пронумеровать и прошить их. Копии бумажных документов заверяются подписью руководителя организации (ИП) или уполномоченных представителей (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Хорошая новость! С 02.06.2016 ФНС не вправе требовать у налогоплательщика нотариального заверения копий запрашиваемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

С 02.06.2016 запрашиваемые налоговиками документы, составленные в электронном формате, следует отправлять в ФНС только в электронной форме (через ТКС или личный кабинет) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Если же документы были оформлены в бумажном варианте, то при отправлении в электронной форме их нужно просто отсканировать и выслать в ФНС вместе с сопроводительным письмом. С 02.06.2016 отправляемые в электронной форме копии документов перед сканированием не нужно заверять вручную, так как они будут автоматически заверены при передаче в ФНС усиленной электронной подписью отправителя (его представителя) (п. 2 ст. 93 НК РФ).

С 02.06.2016 жалоба (апелляция) на действия (бездействие) ФНС может быть подана не только в письменном виде, но и в электронном (через ТКС или личный кабинет) (п. 1 ст. 139.2 НК РФ). Формат и порядок передачи жалобы устанавливается налоговыми органами. После 02.06.2016 при составлении жалобы (апелляции) вы должны указать в ней одну из форм получения решения (подп. 6 п. 2 ст. 139.2 НК РФ):

в бумажном варианте;
через ТКС;
через личный кабинет.

02.06.2016: изменен порядок получения уведомлений по налогам физлицами

Если вы относитесь к физлицам, имеющим доступ к личному кабинету налогоплательщика, то с 02.06.2016 все письма из ФНС по умолчанию вы будете получать в электронной форме через свой личный кабинет. Для того чтобы получать письма от налоговиков в бумажной форме, вам придется передать в ФНС соответствующее уведомление (п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Для вашего удобства мы подготовили образец уведомления для направления его в ФНС на тот случай, если вам удобнее или привычнее получать письма из ФНС в бумажном варианте.

До 02.06.2016 налогоплательщики-физлица по умолчанию получали письма в бумажном виде и уведомление в ФНС писали, если хотели получать эти письма через личный кабинет.

Направить рассматриваемое нами уведомление можно в любое подразделение ФНС и желательно до 01.09.2016 (информация ФНС от 07.07.2016 «О получении пользователями "Личного кабинета для физических лиц" уведомления на уплату имущественных налогов в электронной форме») одним из способов:

лично;
по почте;
через личный кабинет, подписав его неквалифицированной электронной подписью.

Рекомендации! Если у вас имеется доступ в личный кабинет и вы не направляли в ФНС письмо о получении уведомлений в бумажном варианте, то постарайтесь проверять личный кабинет минимум 1 раз в неделю. Если вы не будете его проверять, то можете пропустить момент поступления письма от ФНС и в установленный срок не представите запрошенные документы (информацию) или не заплатите налоги.

01.07.2016: введена ответственность за нарушение правил электронного документооборота

Если после 01.07.2017 по ряду причин организация (ИП) переходит в число налогоплательщиков, обязанных сдавать отчетность в ФНС в электронной форме, то организация (ИП) должна в течение 10 дней с момента возникновения такой обязанности найти оператора электронного документооборота, подписать с ним договор на получение возможности обмениваться с ФНС документами в электронной форме и получить у него усиленную квалифицированную электронную подпись (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Если руководитель организации (ИП) передает обязанности по осуществлению электронного документооборота с ФНС уполномоченному представителю, то подтверждающие этот факт документы (доверенность, приказ) должны быть переданы в налоговую инспекцию строго в электронной форме в срок до 3 дней после их утверждения руководителем организации (ИП).

Ответственность за нарушение! При обнаружении факта несоблюдения налогоплательщиком указанных выше требований подразделение ФНС вправе приостановить операции по банковским счетам и переводы электронных денег (п. 3 ст. 76 НК РФ).

Отменить решение о приостановлении банковских операций и электронных переводов ФНС обязана не позднее следующего дня после выполнения налогоплательщиком обязанностей по обеспечению электронного документооборота с ФНС (п. 3.1 ст. 76 НК РФ).

С 01.07.2016 налоговики уже начали проверять всех налогоплательщиков на предмет соблюдения ими п. 5.1 ст. 23 НК РФ. Чтобы не пугать руководителей организаций (ИП) нежданными приостановлениями по их счетам, ФНС должна в письменной форме сообщить им об этом за 5 дней до принятия решения о приостановлении (письмо ФНС от 29.06.2016 № ЕД-4-15/11597@).

Рекомендации! По возможности следите за численностью работников. В 2016 году организации (ИП) переходили на электронную форму общения с ФНС только при превышении по итогам 2015 года среднесписочной численности работников отметки в 100 человек или переходе на уплату НДС (п. 3 ст. 80 НК РФ). С 01.01.2017, после передачи страховых взносов в ФНС, обеспечивать в 10-дневный срок возможность поступления писем от ФНС в электронной форме придется еще и тем организациям (ИП), у которых численность работников будет свыше 25 человек.

Подробнее о том, кто должен переходить на электронную отчетность и как ее подключить, читайте в статьях:

;
.

Мы очень хотим, чтобы вы не сталкивались с приостановлениями операций по банковским и электронным счетам. Оформите подписку на наши новости, и мы напомним вам о необходимости проверить численность работников после 01.01.2017 для того, чтобы вы в случае необходимости успели подключиться к электронному документообороту с ФНС.

03.08.2016: уточнен порядок уведомления ФНС о невозможности представления запрошенных документов в установленный срок

С 03.08.2016 организации (ИП), обязанные отчитываться по налогам в электронной форме (п. 3 ст. 80 НК РФ), смогут уведомлять ФНС о невозможности представления запрошенных ими документов до определенной даты только 3 способами (абз. 3 п. 3 ст. 93 НК РФ):

лично (через представителя);
через ТКС;
через личный кабинет.

Все остальные организации (ИП) помимо указанных выше способов передачи уведомления о перенесении сроков представления документов в ФНС вправе воспользоваться еще одним способом (абзац 3 п. 3 ст. 93 НК РФ):

отправка по почте заказным письмом.

До 03.08.2016 указанных выше ограничений не было, и каждый налогоплательщик мог передать рассматриваемое нами уведомление любым доступным ему способом.

К сведению! После 03.08.2016 при формировании указанного уведомления, отправляемого в ФНС через ТКС (личный кабинет), нужно применять форму, утвержденную налоговиками (абз. 4 п. 3 ст. 93 НК РФ) - см. «Утверждены форма и формат для уведомления о невозможности предоставить документы по требованию в срок» .

01.01.2017: расширен список документов, принимаемых в ФНС только в электронной форме

После 01.01.2017 налогоплательщики, отчитывающиеся по НДС, при проведении камеральной проверки деклараций по НДС запрошенные налоговиками пояснения (документы) должны будут направлять в ФНС только в электронной форме. При подаче в ФНС пояснений (документов) в бумажной форме они будут считаться непредоставленными.

С 01.01.2017 заявление о постановке на учет (снятии с учета), уведомление о выборе подразделения ФНС для постановки организации по месту нахождения ее обособленного подразделения можно сдавать не только лично в ФНС, через почту или ТКС, но еще и через личный кабинет, однако с условием, что подаваемые документы будут подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 5.1 ст. 84 НК РФ).

Рекомендации! Если вы пользуетесь ТКС (личным кабинетом), но ранее не представляли документы в ФНС в электронной форме, то при первой возможности отправьте письмо (уведомление) одним из указанных электронных способов и проследите, за какое время ваше письмо дошло до инспекции, приняли ли его и выслали ли вам квитанцию о получении (уведомление). При наличии неполадок в отправке или длительном неполучении (более 5 дней) письма подразделением ФНС обратитесь за разъяснениями к вашему оператору ТКС или в ИТ-отдел ФНС. Будьте готовы к тому, что ФНС постепенно будет полностью переводить налогоплательщиков на электронную форму документооборота.

Нам важно, чтобы в процессе подготовки отчетности вы не пропустили значимые для вас новости по налогам и разъяснения по сложным участкам учета. Чтобы мы смогли вовремя оповещать вас обо всех изменениях по налогам и бухучету, просто оформите подписку на наши новости.

Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов. Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно, процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один-единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать — организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, — составляют такой документ, как график документооборота.

О том, что движение первичных документов в организации должно происходить в соответствии с графиком документооборота, сказано в п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах самой организации. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь с 2013 г. организации на «упрощенке» будут обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (пп. 1 п. 1 ст. 2 и п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). А значит, повысятся и требования к своевременному и грамотному оформлению документов.

Требования к графику документооборота установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение).

Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:

— кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;

— в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;

— кто является ответственным за создание и передачу документа;

— кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;

— сколько времени нужно хранить документ в организации .

Обычно используется табличный вариант графика документооборота, примерная форма которого предложена Положением N 105.

Утверждена приказом N _____

от «__» ___________ 20__ г.

Наименование
документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Количество
экземпляров

Ответственный
за выписку

Ответственный
за оформление

Ответственный
за исполнение

Срок
исполнения

Ответственный
за проверку

Кто
представляет

Порядок
представления

Срок
представления

Кто
исполняет

Срок
исполнения

Кто
исполняет

Срок
передачи

Подготовленный проект графика представляется на утверждение руководителю организации, после чего с ним следует ознакомить каждого сотрудника — исполнителя графика движения документов.

Сделать это можно путем вручения каждому сотруднику выписки из графика документооборота, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указано, в какое подразделение фирмы и в какие сроки он обязан представлять соответствующие документы. Следует иметь в виду, что ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль над соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании.

Как правило, классификация документов фирмы осуществляется путем объединения их в дела, причем в состав одного дела входят только документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности фирмы. Справочником, позволяющим разобраться в перечне дел, заведенных в организации, является номенклатура дел. В делопроизводстве под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТ Р 51141-98 .

Нужно отметить, что номенклатура дел должна разрабатываться в любой организации, так как ее практическое применение непосредственно связано с определением порядка хранения документов организации. Напоминаем, что требование о хранении документов организаций в течение определенных сроков выдвигает бухгалтерское и налоговое законодательство России, а также иные нормативные акты.

Так как номенклатура помимо заголовков дел содержит еще и сроки хранения документов, то фактически ее использование дает организации возможность провести своего рода экспертизу ценности документов на начальном этапе формирования дел.

Кроме того, номенклатура используется и при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Помимо всего прочего отметим, что в соответствии с номенклатурой каждому делу, заведенному в организации, присваивается свой индекс — цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение, наносимое на его обложку, в связи с чем ее применение возможно и при разработке системы регистрации документов.

Кулюкина Н.А. Зачем нужен график документооборота и как его составить // Упрощенка. 2012. N 9. С. 24 — 31.

Отчетность, готовящаяся для сдачи в инспекцию (в том числе и годовая отчетность по итогам очередного финансового года), формируется в целом по организации, то есть с включением показателей всех ее подразделений (п. 8 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н). Иначе говоря, для составления бухгалтерской отчетности всего предприятия показатели бухгалтерских балансов, а также отчетов о прибылях и убытках суммируются. Очевидно, что при этом учетная политика, выбранная компанией, должна быть едина для всех ее филиалов, представительств и иных подразделений. Филиалы и иные обособленные подразделения не вправе применять принципы учета, отличающиеся от принципов, утвержденных головным офисом.

Нужно наладить обмен учетной информацией с филиалами. Не всегда это просто. Как показывает практика, иногда возникают ситуации, когда бухгалтерия получает из обособленного подразделения требуемую информацию с опозданием. В крупных компаниях, имеющих разветвленную сеть, филиалы могут быть расположены на большом расстоянии от центрального офиса. Поэтому неудивительно, что бухгалтеры сталкиваются иногда с задержками при передаче оригиналов бумажных документов. Очевидно, что подобная неслаженность не самым лучшим образом отражается на эффективности работы бухгалтерского подразделения компании и в худшем случае может привести к необходимости подачи уточненных налоговых расчетов (деклараций), в которых уже будут учтены не присланные вовремя данные и пересчитаны показатели. Это приведет к необходимости уплаты пеней. Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется разработать специальное положение о филиале, которое будет определять все вопросы документооборота между бухгалтериями головного подразделения и филиала. Либо посвятить этим вопросам отдельный пункт в учетной политике предприятия. В особенности стоит обратить внимание на четкое определение сроков представления информации (документов, отчетности) из филиала, а также ее состав.

Бухгалтерский учет в компании, имеющей филиалы, можно вести двумя способами. Первый - централизованный, то есть учетные функции филиала исчерпываются только оформлением первичных документов, а вся остальная работа проделывается в центральном офисе. Этот вариант требует очень хорошо отлаженной системы доставки документов в головное подразделение, без нарушения сроков. Его разумно применять, если филиал не занимается активной деятельностью и количество его финансово-хозяйственных операций невелико. Второй способ - когда филиал ведет бухгалтерский и налоговый учет практически без вмешательства головного подразделения и, в частности, формирует обособленный баланс, который затем направляет в основную бухгалтерию для консолидации в целом по организации. Этот подход применяют для филиалов, которые имеют крупные обороты и большое число операций.

Что касается хранения первичных документов, то, где их держать, организация решает самостоятельно. Специальных законодательных требований здесь нет, компания исходит исключительно из соображений собственного удобства. Оформлять внутренним документом решение по хранению документов в основной бухгалтерии или в бухгалтерии филиала не требуется, но этот момент можно прописать в учетной политике предприятия либо в положении о филиале.

Во многих случаях удобнее иметь документы в головном подразделении. В особенности это логично, когда центральный офис сам ведет бухгалтерский и налоговый учет. Но и в случае наличия обособленного баланса у филиала первичные документы можно хранить в управляющей бухгалтерии. Это позволит, во-первых, отслеживать правильность оформления первичной документации, а, во-вторых, при проверке оперативно представить требуемые сведения инспекторам. Напомним, что если организация не сдаст затребованные сведения, то она будет оштрафована в размере 50 руб. за каждый отсутствующий у инспекторов документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Срок представления документов - 10 рабочих дней, причем он может быть продлен, если компания по каким-либо причинам не имеет возможности его соблюсти. Для продления необходимо письменно уведомить налоговую инспекцию о невозможности сдать документы, с обоснованием причин и указанием сроков, когда это станет возможным (п. 3 ст. 93 НК РФ). Такое уведомление нужно успеть сделать в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов.

Что касается темы проверок, то самостоятельная выездная проверка может проводиться только в отношении того филиала (представительства), создание которого закреплено в учредительных документах фирм (ст. 55 ГК РФ). Время проведения проверки в данном случае ограничено сроком в один месяц, и продлеваться он не может. Самостоятельная выездная налоговая проверка филиала или представительства проводится на основании решения налогового органа по месту нахождения обособленного подразделения.

В отношении других подразделений, не отраженных в учредительных документах, налоговый контроль может проводиться только в рамках проверки юридического лица в целом. Продолжительность проверки в данном случае вне зависимости от количества подразделений составляет 2 месяца. Данный срок может быть продлен до 4 или, в исключительных случаях, до 6 месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ).

Итак, для корректного ведения учета, а также во избежание проблем с налоговыми органами при проверках организация должна наладить документооборот между подразделениями. Рассмотрим особенности обмена информацией в двух указанных выше случаях - если филиал является "зависимым" от центрального офиса в плане ведения учета (то есть только сам филиал лишь заполняет "первичку") и - второй случай - если филиал выделен на отдельный баланс.

Прежде всего в учетной политике должны быть установлены неукоснительно соблюдаемые сроки передачи текущих документов. Например, каждую неделю по вторникам и пятницам. За передачу документов приказом руководителя необходимо назначать ответственных лиц. Сотрудника филиала должен курировать бухгалтер из центрального подразделения, который будет принимать документы по описи (конечно, это необязательно, но желательно, если работа еще не налажена). Конечно, если головное подразделение территориально удалено от филиала, то и времени передачи "первички" затребует немало, что плохо сказывается на оперативности учета. Чтобы ускорить процесс, можно применять информационные технологии. Самый простой вариант - дублировать по электронной почте документ, который еще не дошел до центрального офиса. Таким образом, основная бухгалтерия сможет получать всю информацию, содержащуюся в недошедших документах, в более оперативном режиме.

В отличие от только что рассмотренного случая обособленные подразделения, о которых пойдет речь сейчас, ведут бухгалтерский и налоговый учет самостоятельно практически в полном объеме. В связи с этим в центральный офис они сдают уже итоговую информацию о заключительных оборотах по счетам бухгалтерского учета. В настоящее время в основном для передачи таких данных используется специальное программное обеспечение, то есть информация передается дистанционно в электронном виде. В тех же случаях, когда у компании нет такой возможности, используется авизо. Официальной формы этого документа нет, фирма разрабатывает его самостоятельно с учетом требований к оформлению, установленных п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Авизо - это извещение в письменном виде об изменении состояния взаимных расчетов. Во внутрихозяйственных расчетах чаще всего используется для сообщения о приеме-передаче затрат, финансовых результатов и обязательств. В то же время на такие операции, как передача имущества или денег, авизо не оформляется. Авизо составляется в двух экземплярах. Первый направляется в основную бухгалтерию, и на основании него там делаются соответствующие записи в бухгалтерском и налоговом учете. При этом используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Второй экземпляр с отметкой о том, что информация доведена до сведения центрального офиса, остается в филиале. Для однотипных операций может оформляться одно общее авизо. Сроки передачи авизо в головное подразделение закрепляются в учетной политике предприятия. Также авизо используются для внутренних расчетов между обособленными подразделениями одной организации.

Применение ПБУ 18/02 филиалами и головной организацией.

Нужно ли бухгалтеру подразделения отражать проводки по ПБУ 18/02, в том числе и по итогам года? Если у филиала возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, можно поступить следующим образом. В целом по организации необходимо утвердить в учетной политике одинаковые для всех филиалов регистры бухгалтерского учета, в которых подразделения будут формировать ежемесячно информацию о возникающих постоянных и временных разницах. Эту информацию по регистрам филиалы направляют в центральный офис, где она консолидируется. Вместе с информацией по разницам филиал передает центральному офису сумму бухгалтерской прибыли по авизо. Основная бухгалтерия рассчитывает общие по всей компании величины постоянных и временных разниц. Далее исходя из этих разниц она исчисляет постоянные и отложенные налоговые активы и обязательства и отражает их у себя в бухгалтерском учете. Данные проводки делаются только в центральном офисе, поскольку плательщиком налога на прибыль является именно юридическое лицо, а не его обособленное подразделение. Что же касается филиала, то он отражает в своем учете только ту сумму налога, которая ему передается по авизо из центрального офиса. Доля налога, приходящаяся на филиал, определяется исходя из среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества по алгоритму, прописанному в п. 2 ст. 288 НК РФ.

Иногда компании сталкиваются с неверным заполнением первичных документов в филиалах. Особенно эта проблема актуальна для счетов-фактур, так как именно они являются основанием для принятия НДС к зачету. Следовательно, ошибки могут дорого обойтись организации. Решить эту трудность можно при помощи подробного консультирования сотрудников, отвечающих за оформление. Также можно подготовить для данных сотрудников специальные подробные инструкции по заполнению документов. Так, счета-фактуры оформляются всегда от имени организации, указываются ее наименование (в строке "Продавец") и адрес центрального офиса. В то же время в строке "Грузоотправитель и его адрес" пишут наименование и адрес филиала. ИНН указывается всей организации, а КПП - структурного подразделения. Эти правила заполнения счетов-фактур одинаковы как для филиалов, имеющих отдельный баланс, так и для филиалов, не ведущих самостоятельно учет в полном объеме.

Книги продаж и покупок ведутся в соответствии с требованиями Налогового кодекса, а также Постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Выбранный порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж следует прописать в учетной политике организации. Например, можно закрепить следующие правила.

Филиал может вести самостоятельно журналы регистрации полученных и выданных счетов-фактур, а также книги покупок и продаж. Но эти реестры будут считаться разделами общих по всей организации журналов регистрации счетов-фактур и книг покупок и продаж. Для облегчения работы в бухгалтерии центрального офиса может оперативно вестись единая книга продаж и единая книга покупок в электронном виде. Для этого нужно, чтобы у центральной бухгалтерии был доступ к книгам покупок и продаж филиала, представленным также в электронном виде. Эту задачу позволяет решить современное программное обеспечение, предназначенное для целей учета. В книге продаж филиала счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания, сами номера имеют специальный индекс, который является уникальным для каждого филиала. То есть этот индекс является составной частью номера счета-фактуры. По истечении каждого налогового периода по НДС ответственные сотрудники филиала оформляют книгу продаж и книгу покупок должным образом - то есть прошнуровывают их, нумеруют страницы. Книги заверяет печатью подразделения и своей подписью старший бухгалтер филиала. Затем они передаются в центральное подразделение. Причем переданы могут быть оригиналы, а копии оставлены в филиале, или, наоборот, оригиналы остаются в филиале, а копии направляются в головной офис. Также направляется информация, содержащаяся в книгах покупок и продаж в электронном виде. Затем основная бухгалтерия формирует единые по всей компании книгу покупок и книгу продаж, а также заполняет налоговую декларацию по НДС.

График документооборота.

График документооборота составляется, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.

График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которой приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение "первички" как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются "подведомственные" сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.

ФКС-1Я

Федорова А. А.

Национальный институт

им. Екатерины Великой

Факультет:

Экономики и менеджмента

Контрольная работа

По бухгалтерскому учету

«1. Организация документооборота.

2. Документы как источник финансовой информации.»

Организация документооборота

На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и

содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.

Документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, равно как и документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, должны быть погашены штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Документальный поток может быть входящим (документы поступают со стороны от других организаций), исходящим (составленные документы предназначены для внешних пользователей) и внутреннего назначения (подготовленные работниками данной организации для собственных нужд).

Организацией документооборота занимается главный бухгалтер фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Назначение графика — осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйственных операций, происходит соответствующая группировка их в процессе обработки в учетных регистрах и составляются необходимые формы отчетности.

Соблюдение этих условий способствует более четкой организации производства и продаже продукции, а следовательно, и получению большей прибыли.

Если в процессе проведения указанных действий обнаруживаются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, факты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены. В зависимости от характера и степени допущенных нарушений они возвращаются на доработку исполнителям. Полностью соответствующие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией. В зависимости от характера этих документов работник бухгалтерии принимает их к исполнению с распиской в копии реестра или указанием перечня сдаваемых документов. Например, при приеме от кассира за очередной рабочий день отчета по кассе в виде приложенных к нему приходных и расходных кассовых ордеров вместе с оправдательными документами бухгалтер расписывается в их приеме в кассовой книге.

Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей документов включает три этапа: таксировку, группировку и контировку.

Таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени — рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов. Последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Так, документы по приходу материалов группируются в разрезе складов, наименований источников поступления и т. д.; по расходу — в разрезе наименований и направлений в использовании:

♦ на производственные нужды;

♦ на непроизводственные цели (непромышленным производствам и хозяйствам и пр.);

♦ продажи на сторону и т. п.

Цель группировки — подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Контировка — указание в первичном документе бухгалтерской записи, т. е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа.

Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х гг. прошлого века была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Document Management Systems).

Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются:

— системы управления базами данных. Основное их достоинство — обеспечение доступа к структурированной информации. На российском рынке это системы Oracle, Informix, Sybase;

— системы класса Document Management, обеспечивающие перевод бумажных документов в электронный вид и осуществляющие доступ к неструктурированной информации.

Для реализации этой идеи и доступа к управлению документами, представленными большими массивами с целью обеспечения четкого поиска информации по всему содержанию, разработана и функционирует система Excalibur EFS.

Для управления небольшими массивами информации функционирует система PC ДОСв — системы класса Workflow, обеспечивающие в автоматическом режиме транспортные потоки перемещения документов в электронном виде между исполнителями, структурными подразделениями и руководством.

Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема

передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).

В данном электронном архиве первичные документы размещены не в файлах и директориях, а по аналогии с обычными документами в электронных папках, полках, шкафах и секциях. В целях быстрого нахождения таких документов СЭД обладает специальной системой их поиска. Контрольными точками поиска являются дата создания документа, адресат, наименование организации, ключевые слова и другие параметры.

Система электронного документооборота позволяет упорядочить формирование массива учетной информации, создает основу для исключения потери документов, повышает контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов, их хранением. На каждом из этапов формирования документооборота обеспечивается предварительный, текущий и последующий контроль.

По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. в редакции Государственной налоговой службы Российской Федерации и Федеральной архивной службы России от 27 июня 1996 г.), а также ст. 17 Закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете». В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) организация также обязана хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Предельный срок хранения документов определен для расчетов по оплате труда как списочного, так и несписочного состава (лицевые счета, расчетные ведомости).

Сдаче в архив документов предшествуют определенные подготовительные процедуры. Документы следует подобрать в папки по однородности совершенных хозяйственных операций в хронологическом порядке. Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. Однако общим для них является то, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В папках документы должны быть переплетены. При передаче документов в архив составляется справка.

Изъятие документов в организации может иметь место только на основании постановлений в соответствии с действующим законодательством органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации.

Представитель органа, по распоряжению которого изымаются документы, обязан по окончании изъятия составить опись изъятых документов. Изъятие оформляется протоколом. Копия его под расписку передается работнику организации, у которой производилось изъятие соответствующих документов.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо в данной ситуации имеет право с разрешения представителей указанных органов снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.

Не допускается изъятие документов, составляющих государственную тайну.

Персональная ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.

Документы как источник финансовой информации

Первичное наблюдение — первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.

Процедура первичного наблюдения может быть схематически представлена следующим образом:

По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенным является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учетными документами (ПУД). На их основании ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи.

Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения экономического события. Если на данном этапе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания такого события.

Первичные учетные документы являются основой для составления сводных учетных документов.

Документация — оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Документ (лат. docuraentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) — письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учетно-вычислительных работ в последнее время, но еще более возросло. Современная информационная система — это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учетный документ, отражающий бизнес-процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75 % компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации.

Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной жизни. Они являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путем осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

В отдельных случаях, чаще всего для внутреннего пользования, бухгалтерский документ составляется в произвольной форме.

Учетный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колонок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит (лат. requisitum — нужное, требуемое) — единая, неделимая, строго оговоренная часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т. п.

Реквизиты подразделяются па признанные и содержательные.

Признанные реквизиты отображают объекты учета (наименование основных средств и пр.).

Для удобства чтения документа реквизиты размещаются в нем компактно, в одном месте. Нередко они обводятся жирными линиями.

Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом.

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учетный документ должен быть составлен и принят к учету по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом Российской Федерации. Перечень таких форм первичных учетных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учета. Например, по учету основных средств разработана следующая первичная учетная документация, включающая 14 наименований:

— акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1);

— акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а);

— акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. № ОС-1 б);

— накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС-2);

— акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3);

— акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4);

— акт о списании автотранспортных средств (ф. № ОС-4 а);

— акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. № ОС-4 б);

— инвентарная карточка учета объекта основных средств (ф. № ОС-6);

— инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 а);

— инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6 б);

— акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);

— акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);

— акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16). Во всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в этих альбомах, они приобретают правовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:

♦ наименование документа (доверенность, карточка складского учета материалов и т. п.);

♦ дата составления (дата, месяц, год);

♦ наименование организации, от имени которой составлен документ;

♦ единица измерения (в натуральном, количественном и стоимостном выражении);

♦ наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

♦ личные подписи указанных лиц.

Эти требования закреплены в п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете».

Признание последнего реквизита в расширительном толковании, а именно с расшифровкой подписи должностных лиц, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники повышает юридическую доказательность конкретных фактов хозяйственной жизни, зафиксированных в соответствующем документе.

Если предприятие нарушает данные требования законодательства по оформлению первичных документов, его руководство может быть привлечено к административной ответственности. Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается недостоверной.

Независимо от того, каким способом подготовлен документ — вручную или машинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон «О бухгалтерском учете», но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. № 34н). Хотя эти документы разного уровня, соблюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете, то в нем прямо указывается на то, что «перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером». Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, оформившего документ, должна быть указана ее расшифровка.

Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководителя экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций.

Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

♦ наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;

♦ номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц — прописью, год — цифрами. На расчетных документах, заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение месяца цифрами;

♦ вид платежа;

♦ наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

♦ наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

♦ наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

♦ наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

♦ назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в против-ном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается;

♦ сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

♦ очередность платежа;

♦ вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;

♦ подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);

♦ на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) — подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

♦ зональной;

♦ анкетной;

♦ табельной;

♦ комбинированной.

Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их — один под другим, т. е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем (например, расчетно-платежная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм — зональной и анкетной, анкетной и табельной.

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

Другие обработанные первичные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиска штампа (указание кода) работника, ответственного за обработку соответствующего документа.

Нередко в целях исключения повторной записи в текущем учете на документе делается надпись или оттиск «К записи №... приложение... листов, дата... 2004 г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчетности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т. п.).

Указание в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обязательных реквизитов, сколько в подтверждении законности отраженного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правильности арифметических вычислений и подсчетов. После этого производится расценка (таксировка) документов.

Список использованной литературы

1. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета Ростов н/Д 2004

2. Белов А.А. Бухгалтерский учет. Теория и практика М. 2004

3. Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета М. 2004

4. Никитин В.М. Теория бухгалтерского учета М. 2002