Рабочая инструкция руководителя отдела активных продаж. Начальник отдела продаж: обязанности и функции

Начальник отдела продаж – это специалист, функционал которого очень широк. Главное, что должен уметь профессионал – приносить компании прибыль стабильно и без ущерба бренду. Подробно о должностных обязанностях руководителя отдела продаж – в нашей статье.

Начальник отдела продаж имеет важное значение в работе любой компании, который среди прочего занимается организацией успешных продаж товаров и услуг. Начальник отдела продаж должен следить за всей работой своего подразделения – в том числе управлять менеджерами, контролировать сроки поставок, обеспечивать выполнение закрепленного плана продаж, а также проводить переговоры о поставках и обучать новичков.

Со временем успешный начальник отдела продаж может «дорасти» до высот исполнительного, финансового или даже генерального директора компании.

Обязанности начальника отдела продаж

В спектр задач начальника отдела продаж входит несколько функций:

Стратегия поиска новых клиентов . Начальник отдела продаж должен разбираться в современных каналах поиска и привлечения новых клиентов , а также заниматься их совершенствованием и дополнением.

Информирование компании о рыночной ситуации. Отдел маркетинга есть не во всех компаниях, но всегда важно ориентироваться в том, что происходит на рынке.

Постановка плана задач и продаж . Начальнику отдела продаж придется также распределять задачи между работниками, торговыми представителями компании, чтобы они понимали свои задачи.

Контролировать оценку результатов продаж . Руководитель в любой момент должен доходчиво и просто объяснить критерии оценки работы сотрудников, чтобы способствовать успеху дальнейших сделок

Распределения стимулов поощрения. Начальник отдела продаж должен всегда быть справедливым, в том числе и в области премирования персонала, чтобы сохранять мотивацию. Необходимо крайне ответственно выбирать стимулы, с учетом индивидуальных особенностей всех продавцов, общих интересов коллектива компании.

Работа с клиентами, жалобами с их стороны. По сути, эта функция не является приоритеной для коммерческих директоров. Но при этом данные из жалоб могут быть очень полезными для самой компании, чтобы выявить существующие недочеты в общей работе отдела. Поэтому сложно переоценить значимость работы с жалобами, чтобы не потерять клиентов и развивать компанию.

Ведение соответствующих отчетностей, требующихся документов. Здесь нужно найти золотую середину, избегая чрезмерной формализации. Но документально информацию действительно нужно фиксировать, чтобы полноценно контролировать продажи. Хотя и лишать сотрудников времени для продаж тоже не следует.

Мотивация подчиненных сотрудников . Отношение руководителя к сотрудникам должно быть объективным, прежде всего, для того, чтобы грамотно мотивировать продавцов. Ведь в продажах мотивация – основа успеха.

Но возможна и такая ситуация, когда в компании просто не существует налаженной системы продаж, а также отсутствует полноценная система контроля менеджеров. Отдел работает по такой схеме, когда менеджер компании использует свои личные методы. В таком случае начальнику отдела продаж понадобятся знания и умения в построении сложных систем организации работы менеджеров.

Готовые решения от редакции журнала «Коммерческий директор»

Никита Елкин , генеральный директор компании «Организация бизнеса – XXI», Владивосток

Я каждый день ищу начальников отдела продаж для компаний. Основываюсь в работе на сложившихся наблюдениях.

1-й вариант – поиск руководителя отдела продаж в самом коллективе . Многие придерживаются мнения, что поиск начальника отдела продаж из числа работающих менеджеров является оптимальным вариантом. Но это рискованно, поскольку:

возможна потеря талантливого продавца, который всё равно не станет отличным начальником

не всегда сотрудника, который давно в компании, интересуют изменения в действующей системе продаж. Он просто не готов к переменам, утверждая, что старая система всё же приносила доход.

2-й вариант – поиск начальника отдела продаж на рынке вакансий . Вместо индивидуальных собеседований в своей работе мы решили проводить открытые конкурсы, с приглашением 10-25 претендентов. Такие конкурсы позволяют нам получить лучшего из доступных на рынке специалистов, без переманивания из других компаний.

Открытый конкурс предполагает несколько основных этапов. После каждого этапа конкурса часть претендентов отсеивается:

блиц-интервью
ролевая игра
анкетирование и тестирование

До этапа индивидуального собеседования с представителями нашей комиссии доходят не больше 6-8 кандидатов.

Обычно некоторые кандидаты (два-четыре претендента) решают покинуть наш конкурс сразу, увидев количество собравшихся людей. Для нас такой вариант даже выгоден. Поскольку среди основных задач конкурса – отсеивание претендентов, неуверенных в себе и не готовых приложить все усилия для достижения своих целей, использования любой возможности. Успешный начальник отдела продаж по своей сути не боится конкуренции.

Чаще всего мы делам ставку на тех претендентов, кто действительно потянет работу, и кто имеет большой опыт в продажах, но в силу обстоятельств не может развиваться на текущем месте работы.

Как распознать плохого начальника отдела продаж

Среди важных характеристик сильных начальников отдела продаж следует отметить способность всегда повышать планку и двигаться вперед. С первого раза это почти невозможно заметить в человеке. Однако кое-что разглядеть в кандидате можно:

Излишняя увлеченность специалиста отчетами . Необходимо понимать, что слишком большое количество отчетов совершенно бесполезно,это тратит очень много времени и сил. Достаточно просто продемонстрировать некоторые основные показатели. Без чрезмерного количества отчетов. Поэтому поинтересуйтесь у претендента, как он планирует отчитываться о проделанной работе.

Неформальный вид претендента, проявления эксцентричного поведения . Для руководителя такой вариант не подойдет, ведь он является лицом всей компании перед клиентами и деловыми партнерами.

Неготовность или нежелание нести ответственность . Руководитель вынужден будет работать со сложными клиентами и не сможет переложить эту ответственность на других сотрудников.

Жалобы . Начальник должен решать и устранять проблемы, не жалуясь на обстоятельства, которые не позволили справиться с поставленной задачей. В отчете специалиста должен приводиться список выполненных задач, достигнутый результат, с планируемыми дальнейшими действиями. Жалобы и оправдания руководителя часто побуждали нас прощаться с кандидатом на высокую должность. Иначе придется работать за него.

"Универсальность" . Начальник отдела продаж не должен быть универсальным. Ведь некоторые специалисты могут наладить эффективную работу отдела, другие могут определиться с эффективной стратегией, третьи обеспечивают высокое качество работы и др. Одинаково талантливых во всем людей не существует. В большинстве своем специалисты объединяют в себе два-три качества. Поэтому нужно изначально понимать список обязанностей специалиста, в зависимости от которых и будет выбираться претендент.

Также следует отметить другой важный нюанс – лучше отказаться от претендентов, которые обещают привлечь множество клиентов с прежнего места работы. Ведь есть риск, что после расставания этот же специалист может переманить всех ваших клиентов и партнеров ради лояльности нового руководства.

Руководители отделов продаж должны расти внутри компании

Сергей Ватутин , генеральный директор сети туристических агентств «1001 тур», Москва

В сфере туризма каждый офис работает со своим начальником отдела продаж – чтобы он на месте контролировал ситуацию и оперативно принимал решения. В нашей практике действуют несколько критериев выбора специалиста:

Специалист обязательно должен вызывать доверие . Подразделения у нас полностью автономные, поэтому мы должны доверять руководителям на местах.

Способность приносить прибыль . Здесь важное значение отводится не успешным личным продажам, хотя на эту должность должен привлекаться грамотный продавец. Начальнику нужно расставлять приоритеты, мотивировать, ставить задачи, генерировать идеи по привлечению клиентов и пр.

Опыт в туристической отрасли . Новичок в этой отрасли не сможет рассчитывать на успех, потребуется знание специализированного туристического ПО, особенностей законодательство в этой отрасли, целевой аудитории и пр.

Этим нормам может соответствовать только специалист, который трудился и развивался в нашей компании. Поэтому мы создали программу по подготовке квалифицированных кадров в туристической отрасли. Регулярно тестируем знания и способности работников, анализируя их таланты по управлению, постановке целей, мотивации сотрудников, тайм-менеджменту, планированию, с анализом личных качеств претендентов.

В течение прошлого года успешно пройти тестирование удалось 25 работникам, четверо из них смогли стать начальниками отделов продаж в нашей компании.

Структура отдела продаж: инструкция для руководителя

Должностная инструкция начальника отдела продаж

Как правило, действует универсальная должностная инструкция для начальника отдела продаж. Поэтому достаточно скачать пример этого документа.

Руководитель отдела продаж (РОП) — своего рода «лицо компании» для ключевых клиентов, с одной стороны — связующее звено между рядовыми менеджерами, с другой — с руководством компании. От его работы во многом зависит, насколько успешным будет предприятие, т. к. получение прибыли — основная цель любой коммерческой организации. Обязанности РОПа включают как общее руководство отделом, разработку и контроль выполнения планов продаж, так и непосредственное общение с поставщиками и покупателями (чаще всего ключевыми, крупными и давними клиентами фирмы).

Должностная инструкция руководителя отдела продаж

Должностные обязанности отдела продаж (как руководителя, так и рядовых сотрудников) принято закреплять каким-либо локальным нормативным актом, например положением об отделе или должностной инструкцией (ДИ). Второй вариант предпочтительнее, так как позволяет более детально расписать требования к компетенции, права и обязанности каждого сотрудника. ДИ в таком случае составляется для каждой должности отдельно. Обычно должностная инструкция содержит несколько разделов.

Общие положения

В этом разделе должны быть прописаны:

порядок назначения на должность и освобождения от нее, место в организационно-штатной структуре предприятия, порядок подчинения. В большинстве случаев начальник отдела сбыта непосредственно подчиняется коммерческому или генеральному директору, приказом которого и назначается на должность и освобождается от нее;
требования к уровню образования, стажу, личным качествам, квалификации работника.

Обычно на должность руководителя отдела продаж назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж работы в отрасли не менее 3-5 лет, обладающие определенными личностными качествами.

Требования к знаниям и умениям такого сотрудника могут быть предъявлены следующие:

Функции

В обобщенном виде функции начальника сбытового подразделения можно свести к следующим:

разработка стратегии развития и планов продаж;
контроль за работой отдела, в т. ч. стимулирование и мотивация сотрудников;
подбор линейных сотрудников.

Обязанности

Если развернуть более подробно функции руководителя отдела продаж, то можно определить круг его основных обязанностей. Чаще всего в него включают следующие мероприятия:

Что входит в обязанности руководителя отдела продаж, в немалой степени зависит от сферы деятельности фирмы, объемов производства и даже количества сотрудников. Так, в мелких организациях начальник продажного подразделения нередко выполняет также маркетинговые и снабженческие функции:

проведение исследований рынка и предпочтений потребителей;
подбор способов продвижения товара;
работа с поставщиками материалов, полуфабрикатов, упаковки и пр.;
претензионная работа.

В зависимости от ситуации можно включить в ДИ и другие обязанности, но важно соблюсти баланс и не превращать руководителя службы продаж в некоего «универсального солдата», т. к. это в немалой степени осложняет подбор сотрудника и снижает эффективность его работы.

Права

На руководителя сбыта, как и на любого сотрудника, распространяются права и гарантии, предусмотренные для работников Трудовым кодексом. Кроме этого, он обычно наделяется следующими правами:

Ответственность

Рассуждая о том, что входит в обязанности начальника отдела продаж, нельзя не упомянуть и об ответственности. Как и все трудящиеся, он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или увольнения. Порядок наложения таких взысканий предусмотрен статьей 192 ТК РФ .

С руководителем службы продаж нельзя заключить договор полной индивидуальной материальной ответственности, т. к. он не является лицом, непосредственно обслуживающим материальные ценности, и должность эта не входит в Перечень должностей, с которыми заключать такое соглашение можно. Однако причиненный работником материальный ущерб может быть возмещен им в добровольном порядке или взыскан через суд.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж
(Должностная инструкция начальника отдела продаж)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Руководитель отдела продаж относится к категории руководителей.
1.2. Руководитель отдела продаж назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.3. Руководитель отдела продаж подчиняется непосредственно генеральному директору / коммерческому директору.
1.4. На должность руководителя отдела продаж назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: начальное профессиональное или среднее профессиональное образование, стаж работы в соответствующей области не менее года.
1.5. На время отсутствия руководителя отдела продаж его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. Руководитель отдела продаж должен знать:
— коммерческое, гражданское, финансовое законодательство;
— профиль, специализацию, особенности структуры предприятия;
— перспективы технического и финансово-экономического развития предприятия;
— основные принципы финансового планирования;
— порядок ценообразования, основы маркетинга;
— порядок разработки коммерческих условий и соглашений.
1.7. Руководитель отдела продаж руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности руководителя отдела продаж
Руководитель отдела продаж выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит сбытом продукции компании, разрабатывает ценовую и скидочную политику.
2.2. Организует и контролирует работу менеджеров по продажам.
2.3. Координирует разработку перспективных и текущих планов сбыта продукции.
2.4. Организует работу по ведении, анализу и систематизации клиентской базы.
2.5. Контролирует состояние дебиторской и кредиторской задолженности клиентов.
2.6. Разрабатывает критерии оплаты менеджеров отдела продаж.
2.7. Организует обучение, тренинги для менеджерского состава (совместно с отделом развития).
2.8. Участвует в организации и проведении выставок.
2.9. Решает рекламационные вопросы по товару с клиентами, составлять необходимую документацию.
3. Права руководителя отдела продаж
Руководитель отдела продаж имеет право:
3.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с государственными органами, сторонними организациями и учреждениями по коммерческим вопросам.
3.2. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных работников.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с решением коммерческих вопросов.
3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность руководителя отдела продаж
Руководитель отдела продаж несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Президент Сбербанка Герман Греф считает, что процесс обучения в школе «убивает всяческое желание учиться». Об этом он заявил на Восточном экономическом форуме, сообщает «РИА Новости». Греф рассказал, что ему, в частности, не нравится процесс оценивания и экзаменов: «Я...

Что в поведении специалиста может стать последней каплей? Может быть, невыполненные KPI или систематические опоздания? Лучше всего узнать об этом из первых уст – у руководителей, которые не раз расставались с сотрудниками. Мы спросили у предпринимателей и...

Дмитрий Волошин Лишь каждый десятый работодатель доволен уровнем подготовки, который дает высшее образование в России. Компаниям нужно самим заняться подготовкой персонала, перестав надеяться на государство и вузы Нельзя просто так стать востребованным на рынке...

Вера Витальева, Елизавета Муравьева Седьмое по счету глобальное исследование компании «Делойт» Global Human Capital Trends 2019, в котором приняли участие около десяти тысяч человек во всем мире, в очередной раз определило приоритетные направления работы с персоналом....

В KPI для Кремля включили снижение протестов и рост патриотичной молодежи. В критериях эффективности также доверие власти и правильный результат на выборах Для управлений внутриполитического блока Кремля установлены шесть ключевых показателей эффективности, выяснил...

Максим Белухин Раньше было распространено мнение, что развитие сотрудника прямого отношения к компании не имеет. Руководители этим не занимались, полагая, что у них нет на такие мелочи времени, ведь им платят за достижение больших целей. Но выяснилось, что развитие...

Итак, Вы решаете оформить свое медийное пространство видеороликами о своем бизнесе. Каких основных ошибок следует избежать? Не бросайтесь сразу снимать. Создайте бриф. Продумайте message видео, составьте сетку роликов по темам. Продумайте, о чем они будут вещать...

Начальник отдела - это должность, которая подразумевает широкий круг обязанностей. В зависимости от специализации подразделения он может выполнять различные функции. Это руководящая должность, которая подразумевает знание разных областей общественной жизни.

Человек, находящийся на этом посту, обязан досконально изучить специфику работы отдела. Он не только выполняет свою непосредственную работу, но и дает нужные рекомендации и наставления своим подчиненным.

Работа с персоналом подразумевает наличие таких черт характера, как коммуникабельность, отзывчивость. Но вместе с тем надо проявлять стойкость, постоянство в своих решениях и строгость.

Функции, которые выполняет руководитель отдела, зависят от специфики работы. Например, если это служба, которая занимается реализацией продукции, то здесь необходимо стремиться к поддержанию объема продаж на высоком уровне. Сюда входит планирование, изучение рынка и спроса. Кроме того, необходимо грамотное управление трудовыми ресурсами.

Начальник отдела кадров также входит в категорию руководителей. На эту должность назначаются кандидатуры, имеющие высшее образование. Обязательным является и стаж работы в должности руководителя, лучше в области управления кадрами, не менее 5 лет.

Начальник отдела назначается приказом руководителя организации. Он обязан обладать достаточными знаниями, чтобы занимать эту должность.

Этот человек должен знать нормативные акты и другие документы, необходимые для профессионального управления кадрами. В основном это относится к трудовому законодательству. Также обязательным является изучение структуры организации, специфики ее работы и перспектив дальнейшего развития.

Отдел труда проводит определенную кадровую политику. Поэтому необходимо разработать план или изучить стратегию, которая имеется в данной компании. Начальник отдела кадров должен изучать рынок труда с целью подбора и пополнения кадровых ресурсов.

Также должна быть разработана система оценки персонала, позволяющая производить ротацию и продвигать более профессиональных работников на новые должности, чтобы обеспечить более плодотворную деятельность всей компании.

Организация работы непосредственно в отделе труда также является необходимой мерой.

Каждый сотрудник, в особенности начальник отдела, должен уметь оформлять документацию, имеющую отношение к работе с кадрами. Необходимо составлять отчетность для предоставления в соответствующие организации.

В настоящее время стремительно развиваются информационные технологии. Поэтому начальник отдела должен уметь использовать в своей работе компьютер и соответствующие программы. Эта должность подразумевает наличие знаний в области психологии и социологии, экономики, организации производства и т. д.

В своей деятельности начальник отдела кадров использует положение и Человек, занимающий эту должность, подчиняется директору предприятия.

Начальник отдела руководит своим и другими сопутствующими службами. Он организует работу по комплектованию кадров в соответствии со спецификой, профессиональной подготовкой и квалификацией.

Он руководителя по расстановке кадров в соответствии с их уровнем подготовки. Занимается подбором молодых специалистов. Отдел кадров проводит аттестацию работников.

Начальник отдела имеет право знакомиться со всей документацией, которая касается его работы, участвовать в разработках проектов по улучшению Он визирует документы, которые входят в пределы его компетенции.

Руководитель отдела продаж – должность специфическая и крайне ответственная.

Практика показывает, что существуют менеджеры по продажам, способные самостоятельно планировать и осуществлять свои действия. Но также встречается иная ситуация. Поэтому за работой сотрудников необходим постоянный контроль.

В последнее время все чаще в офисах используется специальное программное обеспечение для управления контактами с клиентами, но, тем не менее, менеджеры с той или иной периодичностью делают индивидуальные отчеты о проделанной работе. На основании данных программы и отчетов руководитель отдела продаж принимает управленческие решения.

Права и обязанности

Если вам необходимо принять на работу хорошего сотрудника, то необходимо иметь представление о его компетенции. Можно выделить ключевые права и обязанности руководителя отдела продаж, по которым вы сможете провести собеседование и узнать о компетенции соискателей:

Мотивации руководителя

Руководитель отдела продаж должен иметь одного непосредственного начальника. Им может быть либо генеральный директор компании, либо коммерческий директор.

И мотивации начальника отдела продаж должны быть несколько иные, нежели у других сотрудников отдела, поскольку учитываться должен не только сбыт продукции как таковой, но и множество других функций, которые определяет должностная инструкция начальника отдела продаж.

В любом случае платить специалисту высокого класса необходимо много, иначе нужно будет искать другую кандидатуру, чаще менее компетентную.

Но и переплачивать так же не имеет смысла. На практике чаще всего дело находится на грани компромисса между «пряником» (премиями) и «кнутом» (штрафами). Помимо денежного стимула начальник отдела продаж может быть мотивирован и сопутствующими бонусами.

Финансовый побудитель должен базироваться на фиксированном окладе.

Сопутствующие бонусы складываются из следующих благ: комфорт рабочего места, четкие и прозрачные правила игры, должное техническое оснащение и другое.

В любом случае начальник отдела продаж должен точно знать, на что он имеет право, что может требовать от руководства, что от подчиненных. И лучше, если он будет иметь право влиять на свои мотивации.

Такой порядок будет залогом стремления специалиста к эффективной работе отдела продаж.

Алгоритм руководства менеджерами

Основные задачи руководителя отдела продаж – это управление процессом сбыта продукции предприятия. Это значит, что он должен обеспечить не только стабильные продажи, но и их увеличение.

Для того чтобы достичь этого результата, руководитель ОП должен понимать из каких факторов он складывается, и уметь влиять на них.

Непосредственно, управление отделом складывается из классических этапов: планирование, организация, мотивация и контроль. На их базе можно выработать оптимальный алгоритм руководства.

Планирование должно осуществляться на базе анализа пройденного пути, то есть каждый отчетный период руководитель ОП должен анализировать индивидуальную работу сотрудников и достижения всего отдела в целом.

Таким образом, перед сотрудниками обозначаются цели, но они должны быть многоуровневыми: на день, на неделю, не месяц, на квартал, на год.

Менеджеры отдела должны понимать не только личные задачи, но и цели, к которым движется компания в целом в настоящий момент и в долгосрочной перспективе.

Кроме этого персонал отдела обязаны поступать так, как это определено правилами, которые определил руководитель. Так же каждый сотрудник должен понимать, что он является структурной частью отдела и выполняет одну из функций общего дела.

Стоит отметить, что начальник отдела должен уметь найти подход к каждому менеджеру и постоянно поддерживать найденный контакт.

Мотивация персонала

Безусловно, мотивация персонала отдела продаж необходима. И состоит она, как и всякая мотивация, из поощрений и наказаний.

Правда с недавних пор специалисты признали более действенным методом – стимулирования поощрениями. Поэтому мотивация – это ожидание сотрудником вознаграждения за результаты, которые он показал в работе.

При получении вознаграждения работник должен быть удовлетворен его ценностью. Если сотрудник не чувствует пропорциональности между приложенными усилиями, достигнутым результатом и мерой поощрения, то мотивация будет низко эффективной.

Получив поощрение, человек на интуитивном уровне определяет его соответствие затраченным усилиям, а потом начинает сопоставлять своё вознаграждение с вознаграждением коллег. Поэтому однотипная мотивация – «для всех» здесь не будет уместна. Профессиональный рост, высокие результаты продаж и тому подобные критерии должные влиять на систему подхода к выплатам.